Som led i Ejlskovs opfyldelse af aftaleforholdet mellem dig som kunde eller forretningsforbindelse og vores virksomhed Ejlskov A/S, CVR.nr. 24232298, indsamler vi personoplysninger om dig. I denne persondatapolitik for kunder og forretningsforbindelser beskriver vi vores retningslinjer for behandling af personoplysninger i forbindelse med opfyldelsen af vores aftale. Retningslinjerne er udarbejdet til efterlevelse af EU's Databeskyttelsesforordning med virkning i Danmark fra 25. maj 2018, samt den nye danske databeskyttelseslov. I det efterfølgende har vi beskrevet, hvilke informationer der indsamles, herunder hvordan oplysningerne behandles, hvad de bruges til, hvem der har adgang til oplysningerne, og hvem du kan kontakte, hvis du har spørgsmål eller indsigelser vedrørende de indsamlede oplysninger.

Hvilke personoplysninger indsamles

Vi indsamler og behandler de personoplysninger, der er nødvendige for at vedligeholde det løbende aftaleforhold. Ejlskovs indsamling af data på kunder og forretningsforbindelser begrænses i videst muligt omfang, og der opbevares ikke personfølsomme oplysninger. Behandling af persondata drejer sig primært om behandling af almindelige kontaktdata til kontaktpersoner hos den pågældende kunde/forretningsforbindelse.

Oplysningerne kan indbefatte:
Navn, stillingsbetegnelse, kontaktoplysninger (email, telefon, adresse), virksomhedens CVR nr. og adresse, kontonummer, sagsrelaterede oplysninger og dokumenter så som matrikel/ejendomsnummer, grundejerforhold, miljødata, transaktions- og kommunikationsdata, aftaledata, kontrakter, faktura, tilbudsmateriale m.v. 

Behandlingsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger på basis af følgende behandlingsgrundlag: 

1. For at kunne opfylde vores kontrakt, aftale m.v.
2. For at kunne overholde gældende lovgivning
3. Hvis det følger af en tilstrækkelig legitim interesse
4. Hvis vi har fået samtykke til at behandle oplysningerne
   
   

Hvornår og til hvilket formål indsamles persondata

De personoplysninger, Ejlskov indsamler, bruges først og fremmest til almindelig kundeadministration, herunder til opfyldelse af den aftale, du har indgået med os. Indsamling af personoplysninger kan eksempelvis ske i et eller flere af nedenstående tilfælde:

• Når du indgår et kundeforhold med os
• Når du anmoder om at få tilsendt materiale
• Når du kommunikerer med os
• Når du er samarbejdspartner eller leverandør til os
• Hvis du indsender formular via vores hjemmeside med anmodning om kontakt eller materiale
• Vi kan også have modtaget oplysninger om dig fra andre. Hvis dette er tilfældet, vil du få oplysning om dette ved vores første kontakt herefter. 

Vi anvender dine data med henblik på at kunne:

• fremsende et tilbud, en ordrebekræftelse eller faktura
• fremsende sagsoplysninger og servicemeddelelser i relation til en ydelse
• svare på spørgsmål
• fremsende informationer og materiale eller på anden måde kontakte dig på din eller en andens anmodning
• opfylde vores aftaleforhold 

Registrering af grundejerforhold, aftaledata, sagsdata og kommunikationsdata kan have relevans, når Ejlskov udfører en ydelse for dig. Det kan f.eks. være i forbindelse med miljøundersøgelser, jordhåndteringsydelser, oprensningsarbejde m.v.

Vi behandler kun dine oplysninger i det omfang, som er nødvendigt for opfyldelse af de formål, hvortil oplysningerne er indsamlet.

Beskyttelse af personoplysninger

De personoplysninger, som vi indsamler opbevares i passwordbeskyttet og adgangsbegrænset IT-system og/eller for enkelte dokumenttyper i et fysisk register. Det er alene personer med et sagligt behov, som har lovlig adgang til registrerede personoplysninger.

Videregivelse

Ejlskov har en række underleverandører, som er databehandlere for virksomheden, idet de bistår os med systemer til styring og opbevaring af data, fx økonomisystemer, CRM-/projektstyringssystemer samt hosting-services. 

I det omfang, Ejlskov gør brug af underleverandører til behandling eller opbevaring af persondata på instruks fra Ejlskov, indgår virksomheden databehandleraftaler eller anden foranstaltning til sikring af, at sådanne data behandles korrekt.

I visse situationer videregiver vi dine personoplysninger til relevante offentlige myndigheder i det omfang, vi er forpligtede hertil i henhold til lovgivningen, eller i det omfang kommunikation med fx en lokal miljømyndighed indgår som led i vores aftale. 

Hvor længe opbevarer vi personoplysninger

Dine personoplysninger opbevares så længe, det er nødvendigt for opfyldelse af vores aftaleforhold eller for opfyldelse af relevant lovgivning, herunder bogføringslovens regler om opbevaring af bogføringsmateriale i 5 år. Giver lovgivningen grundlag for en længere opbevaring kan dette finde sted.

I situationer, hvor en længerevarende garantiforpligtelse er knyttet til en sag, opbevarer vi persondata, udelukkende i det omfang og så længe, det er nødvendigt med henblik på at opfylde garantien. 

Er dine data opbevaret som gensidig behandling af et potentielt samarbejde, og indgår vi ikke i yderligere relation, opbevares dine oplysninger i max 1 år fra seneste kontakt. 

Retten til indsigt i dine personoplysninger

Du har som kunde eller forrretningsforbindelse til os ret til at få vores bekræftelse på, om personoplysninger vedrørende dig selv behandles og i givet fald få adgang til de registrerede personoplysninger. Du er tillige berettiget til at anmode om og modtage personoplysninger om dig selv, som du har afgivet til os. Ligeledes er du berettiget til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger.

Retten til berigtigelse af dine personoplysninger

Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af os uden unødig forsinkelse. Vi bestræber os på at sørge for, at alle personoplysninger er korrekte og opdaterede. Hvis du informerer os om, eller vi i øvrigt bliver opmærksomme på fejl i dine personoplysninger, vil vi straks søge at få dem rettet.

Retten til sletning af dine personoplysninger

Du har ret til at få personoplysninger om dig selv slettet af os uden unødig forsinkelse, hvis vi ikke fortsat har et legitimt eller retsligt grundlag til at opbevare dine personoplysninger. Det vil bero på en konkret vurdering i overensstemmelse med lovgivningen, hvorvidt din anmodning om indsigelse, sletning m.v. kan imødekommes.

Ændringer i behandlingen af personoplysninger

Vi forbeholder os ret til at ændre disse retningslinjer for behandling af personoplysninger. Ændres retningslinjerne rettes datoen for retningslinjernes seneste opdatering. 

Klage

Du har ret til at klage til Datatilsynet over Ejlskov A/S’ s behandling af dine personoplysninger, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk. 

Kontakt Ejlskov A/S

Såfremt du ønsker informationer vedrørende oplysninger, der er registreret om dig, eller såfremt du har ændringer, opdateringer eller indsigelser hertil, er du velkommen til at rette henvendelse til os via nedenstående adresse.

Ejlskov A/S
CVR: 24232298
Jens Olsens Vej 3
DK – 8200 Aarhus N
Tel: +45 87 31 00 60
Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.

Seneste opdatering: 15.11.18